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假如你希望你的團隊能有效辦事的話(huà)，你進(jìn)行會(huì )議的時(shí)候就需要有一些基本規則，而且你的團隊必須對這些規則的使用方法達成共識。許多已經(jīng)設下基本規則的團隊其實(shí)不會(huì )經(jīng)常使用它們。不過(guò)，設下你能一貫性地實(shí)施的規則，能夠顯著(zhù)改善你的團隊解決問(wèn)題、作出決定的方式。
基本規則有不同的種類(lèi)。有些是程序規則，例如：“準時(shí)開(kāi)始，準時(shí)結束”、“將智能手機設置為震動(dòng)狀態(tài)”。程序性的基本規則雖然有用，但是它們并不能讓你的團隊發(fā)展出有效的行為（除了讓所有人準時(shí)報到，并將手機設置成震動(dòng)狀態(tài)之外）。
還有一些抽象的基本規則，例如：“要尊重每一個(gè)人”、“說(shuō)話(huà)要有建設性”。這些規則都是以取得一個(gè)理想的結果為目標，但是它們并沒(méi)有具體說(shuō)明哪些行為算是尊重別人，哪些行為具建設性。結果是，要是團隊成員對于尊重別人持有不同概念，抽象的規則反而會(huì )制造問(wèn)題。對一些團隊成員來(lái)說(shuō)，尊重別人的意思是，他們不會(huì )提出自己對團隊的某個(gè)成員持有的顧慮；對其他成員來(lái)說(shuō)，尊重別人的意思可能恰好相反。
行為基本規則比較有用。這些規則說(shuō)明了團隊成員若要有效辦事就應該遵循的具體行為。行為基本規則的例子包括：“發(fā)表你的言論，再發(fā)問(wèn)真實(shí)的問(wèn)題”、“說(shuō)明你的推理和目的”。
若要設下有效的會(huì )議基本規則，你就應該以工作場(chǎng)所好佳實(shí)踐的相關(guān)研究作為依據。比方說(shuō)，研究顯示，所有領(lǐng)導團隊必須達成以下三個(gè)目標：優(yōu)越表現、正面的工作關(guān)系、個(gè)人福利感。然而，許多基本規則反而阻礙了這三個(gè)目標當中的至少一個(gè)目標。
例如，當一個(gè)團隊成員離題時(shí)，有些團隊就會(huì )把此事指出來(lái)。團隊成員會(huì )直接說(shuō)“這是題外話(huà)”，或是使用一個(gè)事先商定好的詞，如“水母”。不過(guò)，這些基本規則的變換方式，都是在假設那位說(shuō)出“水母”的人是在正確地指出對方離題了。研究表明，錯誤地指出某個(gè)團隊成員離題，可能會(huì )導致意想不到的后果：對方要么就不斷提出同樣問(wèn)題，要么就整個(gè)會(huì )議不再發(fā)言。對方的意見(jiàn)未被聽(tīng)取，或者對方?jīng)]有承諾實(shí)行這個(gè)決定，而這將可能會(huì )使團隊做出一個(gè)質(zhì)量較差的決定。
處理這種情況的一個(gè)更有效的方法，就是設下一個(gè)有關(guān)測試假設和推論的基本規則。你可以說(shuō)這樣的話(huà)：“鮑勃，我不了解你對供應商折扣政策的意見(jiàn)，如何跟我們推出新產(chǎn)品的時(shí)間扯上關(guān)系?？煞駧臀伊私鈨烧咧g的關(guān)系，或者，要是兩者之間沒(méi)有關(guān)系的話(huà)，我們可否弄清楚你的意見(jiàn)該不該考慮、什么時(shí)候考慮呢？”說(shuō)出這樣的話(huà)，將能讓你能夠很快地測試你所持有的“鮑勃的意見(jiàn)跟主題毫無(wú)關(guān)系”的推論。
你可能會(huì )發(fā)現，鮑勃的想法比起團隊的其他人更有系統，而他發(fā)現了一個(gè)沒(méi)有人想過(guò)的重要問(wèn)題。要是鮑勃說(shuō)，他的意見(jiàn)跟主題沒(méi)有直接關(guān)系，不過(guò)必須在遲些時(shí)候處理，那么團隊就可以很快地同意是否必須討論這件事。這個(gè)做法會(huì )讓團隊做出一個(gè)更完善的決定，讓團隊成員更了解彼此，從而改善彼此之間的工作關(guān)系，也讓大家減少了一些懊惱情緒。
這8個(gè)基本規則能改善團隊的表現、工作關(guān)系、以及個(gè)別成員的福利感
在我為多個(gè)領(lǐng)導團隊提供協(xié)助的30年期間，我開(kāi)發(fā)了一套以研究結果為啟發(fā)的基本規則（我稱(chēng)它們?yōu)椤靶袨椤保?，而這些規則能改善團隊的表現、工作關(guān)系、以及個(gè)別成員的福利感。
說(shuō)出你的意見(jiàn)，再發(fā)問(wèn)真實(shí)的問(wèn)題。這么做能讓團隊不再糾結于獨白和爭論，而是轉向進(jìn)行對話(huà)，讓所有成員都理解大家的觀(guān)點(diǎn)，同時(shí)讓大家對彼此的意見(jiàn)之間的差異感到好奇。
分享所有相關(guān)信息。這么做能讓團隊開(kāi)發(fā)一套全面的共同信息，讓團隊能用來(lái)解決問(wèn)題、做出決定。
使用具體的例子，同時(shí)對重要詞匯的意義達成共識。這么做將會(huì )確保所有團隊成員都在用同樣的詞匯來(lái)表達同樣的意思。
解釋自己的推理和目的。這么做將讓團隊成員理解別人的結論如何得來(lái)，也讓大家看到各個(gè)團隊成員的推理在哪些地方存在差異。
注重利益，而非立場(chǎng)。你要鼓勵團隊不要爭論問(wèn)題的解決方法，而是要辨認出團隊必須先滿(mǎn)足哪些需求才能解決問(wèn)題。這么做能減少毫無(wú)意義的沖突，也能讓你更有能力開(kāi)發(fā)整個(gè)團隊所負責的問(wèn)題的解決方法。
測試假設和推論。這么做將會(huì )確保團隊使用有效的信息來(lái)作決定，而不是單單聽(tīng)取團隊成員私下的說(shuō)法，就根據其他成員的信念和動(dòng)機來(lái)作決定。
共同設計接下來(lái)的步驟。這么做將會(huì )確保團隊的所有人都會(huì )團結地向前邁進(jìn)。
討論難以討論的問(wèn)題。有些問(wèn)題非常重要，而且要是這些問(wèn)題不在會(huì )議場(chǎng)合中提出來(lái)討論，它們將會(huì )阻礙團隊取得成果。討論難以討論的問(wèn)題，將會(huì )確保團隊能夠解決這些構成障礙的問(wèn)題。
讓團隊達成共識的4個(gè)途徑
然而，即使你的團隊已經(jīng)設定了一套有效的基本規則，除非整個(gè)團隊對這些規則的使用方法達成共識，否則你的團隊也不會(huì )變得更有效。以下是讓你的團隊達成共識的方法：
對基本規則以及每條規則的意思明確達成共識。除非團隊的每個(gè)成員同意使用某一套行為，否則它們就不能算是你的團隊的基本規則?！盎疽巹t”（ground rules）這一術(shù)語(yǔ)原本用來(lái)形容棒球隊同意在某個(gè)場(chǎng)地（grounds）上使用的規則。以前，若要在多個(gè)不完全一樣的場(chǎng)地上公平地進(jìn)行棒球賽，這些規則就必須存在，而現在也是如此。同樣的，當你的團隊成員花時(shí)間進(jìn)行討論，為你的規則尋求共同理解的時(shí)候，這些規則在不同情況中一貫地、有效地實(shí)施的機會(huì )將會(huì )提高。
培養一種跟基本規則一致的團隊心態(tài)。你的團隊所使用的行為，都是被你采取的心態(tài)（也就是說(shuō)，價(jià)值觀(guān)與假設）所推動(dòng)。假如你采取了有效的基本規則，卻又采取了無(wú)效的心態(tài)，那么你的基本規則也將無(wú)效。比方說(shuō)，假如你認為“鮑勃離題了”這個(gè)假設是正確的，你就不會(huì )去測試你的推論；你只是會(huì )要求他回到話(huà)題中。但是，如果你假設自己可能忽略了鮑勃看到的某一事物，那么你就會(huì )好奇鮑勃為何認為他的意見(jiàn)和目前的話(huà)題存在著(zhù)某種關(guān)系。
團隊的所有人要同意，每個(gè)人有責任幫助彼此使用這些基本規則。團隊的結構太過(guò)復雜，因此，每當某位團隊成員違反基本規則時(shí)，你不可能期望單靠正式的領(lǐng)導者將此事指出來(lái)。在有效的團隊中，所有成員都會(huì )共同承擔這個(gè)責任。意思是說(shuō)，他們應該同意在看到別人違反了一條基本規則時(shí)采取同樣的干預方法。
跟團隊討論你使用基本規則的方式，同時(shí)討論改進(jìn)的方法。要在會(huì )議結束時(shí)花上五分鐘，跟團隊討論你在哪一方面善用了基本規則，哪一方面能夠改進(jìn)。要是你只跟團隊以外的人進(jìn)行這樣的討論，那么你就不是在建立一個(gè)更好的團隊。
基本規則是改善團隊工作流程的強大工具。有了一套合理的行為，再加上團隊成員明確同意這些行為的意義和使用方法，你的團隊將會(huì )獲得更優(yōu)越的成果。